III- GDS to MTS exam- Postal Manual Valume-V (Definitions)

मास मेलिंग सेंटर ( एम एम सी ) : -

बड़े शहरों में अधिक संख्या में नियमित रूप से डाक वस्तुओं को प्रेषित करने वाले ग्राहकों को मदद पहुँचाने के उद्देश्य से ये केन्द्र खोले गए हैं । यहाँ पर ग्राहकों के पत्र , परिपत्र तथा संबंधित खाली कवर अलग से लिए जाते हैं और कवरों पर पता लिखने , परिपत्रों / पत्रों को कवर में डालने और यदि आवश्यकता पड़े तो डाक टिकट चिपकाने / डाक को फ्रैंकिंग करवाने आदि कार्यों के लिए मदद पहुँचाई जाती है ।
इसके लिए मास मेलिंग सेंटर कालेज छात्रों / गृहिणियों / पेंशनदारों को घंटे वार पारिश्रमिक देकर काम पर ले सकते हैं ।

प्रेस छंटाई कार्यालय ( पीएसओ ) : -

यह छंटाई कार्यालय उसी प्रांगण में स्थित होता है जहाँ कोई समाचार पत्र प्रकाशित होता है । इस छंटाई कार्यालय से संबंधित सभी सिब्बंदी का वेतन तथा अन्य लेखन सामग्री आदि का खर्च भी संबंधित समाचार पत्र के प्रकाशक वहन करेंगे ।
यह कार्यालय समाचार पत्र के प्रेषण समय के आधार पर अपने कार्यकाल को निर्धारित करता है
यह कार्यालय संबंधित डाकघरों / छंटाई कार्यालयों को सीधे " एल " बैग तैयार करता है जो स्थानीय नियमित छंटाई कार्यालयों द्वारा प्रेषित होते हैं ।

प्रधान अभिलेख कार्यालय : -

यह रेल डाक व्यवस्था के मंडल कार्यालय के मुख्यालय में स्थित स्थिर कार्यालय है जहाँ पर अभिलेख कार्यालय के सामान्य कार्यों के अतिरिक्त सारे मण्डल के वेतन बिल और फुटकर बिलों और उनसे संबंधित लेखों को तैयार किया जाता है ।
प्रधान अभिलेख कार्यालय के प्रभारी अधिकारी को प्रधान अभिलेख अधिकारी कहा जाता है ।

उप अभिलेख - कार्यालय : -

उप अभिलेख - कार्यालय रेल डाक व्यवस्था का वह स्थिर कार्यालय है जो उसी स्थान पर स्थित होता जहां पर डाक कार्यालय होता है और जहाँ डाक कार्यालय व उप अभिलेख - कार्यालय के साथ सम्बद्ध अनुभागों के , कार्य - पत्र तैयार किए जाते हैं , उनकी जाँच की जाती है और रेकार्ड रखा जाता है और जो डाक कार्यालय और अनुभागों के प्रयोग के लिए आवश्यक फार्म , थैले और लेखन - सामग्री देता है ।
उप अभिलेख कार्यालय के इंचार्ज अधिकारी को उप अभिलेख अधिकारी कहते हैं ।

थैला कार्यालय : - थैलों के अनावश्यक संचरण से बचने के लिए थैला लेखे की एक नई प्रणाली प्रारंभ की गई है । डाकघर / रेडासे कार्यालयों को थैला कार्यालयों में वर्गीकृत किया गया है जो निम्न प्रकार से है :

यूनिट थैला कार्यालय ( यूबीओ ) : - शाखा डाकघर तथा अतिरिक्त विभागीय उड़ाध को छोड़कर सभी डाकघर यूनिट थैला कार्यालय का काम करेंगे । इस कार्यालय को साल में एक बार न्यूनतम अधिकतम थैला शेष का इंतजाम संबंधित डाक अधीक्षक संभवतः 1 जुलाई को करेंगे । हरेक थैला कार्यालय एक दैनिक थैला पुस्तक रखेगा और अपने जिला थैला कार्यालय को दैनिक थैला शेष की रिपोर्ट प्रस्तुत करेगा ।
जिला थैला कार्यालय ( डी बी ओ ) : - रेल डाक सेवा के प्रत्येक प्रधान अभिलेख कार्यालय / उप अभिलेख कार्यालय जिला थैला कार्यालय के रूप में काम करेगा । यह कार्यालय अपने से संबद्ध छंटाई कार्यालयों तथा पारवहन कार्यालयों के साथ - साथ उनसे संबद्ध यूनिट थैला कार्यालयों के संबंध में भी थैलो की प्राप्ति एवं प्रेषण का लेखा जोखा वर्गवार सभी थैलों का रखेगा । कुछ अपवाद मामलों में प्रधान डाकघर भी डी बी ओ के रूप में काम करते हैं ।
सर्किल थैला कार्यालय ( सीबीओ ) : - डाक सर्किल के मुख्यालय में स्थित डाक वस्तु भंडार सर्किल थैला कार्यालय के रूप में काम करेगा । यह कार्यालय जिला थैला कार्यलयों तथा युनिट थैला कार्यालयों का निरीक्षण करके थैला - शेषों का सत्यापन करेगा । यह कार्यालय थैलों का उपलब्ध कराने , वितरित करने तथा मरम्मत एवं नीलाम करने के लिए भी उत्तरदायी है ।

केन्द्रीय थैला कार्यालय : - डाक निदेशालय के ' डी ' अनुभाग केन्द्रीय थैला कार्यालय का काम करेगा । वास्तव में यह कार्यालय थैलों से सीधा व्यवहार नहीं करता लेकिन थैलों को उपलब्ध कराने और वितरित करने वाले पत्राचार से सीधा संबंध रखता है । टिप्पणी : - जहाँ कहीं " अभिलेख कार्यालय " तथा " अभिलेख अधिकारी " शब्द प्रयुक्त हैं वहाँ यदि प्रसंग में इसके विपरीत कोई बात न हो तो , क्रमशः प्रधान तथा उप अभिलेख कार्यालय और प्रधान तथा उप अभिलेख अधिकारी भी शामिल हैं ।

छंटाई सहायक : -

पर्यवेक्षण अधिकारियों , डाक रक्षकों और चौथी श्रेणी के कर्मचारियों को छोड़कर रेल डाक व्यवस्था के सभी अधिकारियों के लिए छंटाई सहायक शब्द का प्रयोग किया जाता है

सहकारी छंटाई सहायक : -

किसी छंटाई अनुभाग में जहां काम अधिक हो , किसी सेट की सहायता के लिए उसकी गश्त के एक हिस्से में कार्य करता है , उसे सहकारी छंटाई सहायक कहते है

अनुभाग का सेट : -

रेल डाक व्यवस्था के जो छंटाई सहायक होते हैं किसी अनुभाग की पूरी गश्त में दोनों तरफ एक साथ कार्य करते हैं उन्हें उस अनुभाग का " सेट " कहते हैं । सेटों की गिनती क्रमसंख्या के अनुसार होती है और उनका नामकरण अनुभाग के नाम के बाद उनकी क्रमसंख्या लगा कर करते हैं ।
किसी अनुभाग के हर सेट के काम करने का समय एक ही होता है , उसके कर्मचारियों की संख्या भी समान होती है । डाक की व्यवस्था समान होती हैं और डाक विनिमय करने का ढंग भी एक होता है । किसी अनुभाग के सेटों की संख्या काम के साप्ताहिक घंटों के आधार पर तय की जाती है ।

डाक कार्यालय का सेट : -

रेल डाक व्यवस्था के उन छंटाई सहायकों को जो किसी डाक कार्यालयों में एक ही समय काम करते हों सेट कहा जाता है । डाक कार्यालयों के सेटों की गिनती क्रम - संख्यानुसार की जाती है ।
अनुभाग के सेटों के विपरीत , डाक कार्यालय के प्रत्येक सेट के काम के अलग - अलग घंटे और डाक और छंटाई का तरीका भिन्न - भिन्न होता है । कर्मचारियों की संख्या भी काम की मात्रा के अनुसार भिन्न - भिन्न हो सकती है ।

फेरा ( Trip ) : -

काम पर यात्रा करने वाले किसी अनुभाग के एक सेट द्वारा अपनी गश्त के एक सिरे से दूसरे सिरे तक की जाने वाली यात्रा को फेरा कहते हैं ।
सेट के मुख्यालय से अन्य स्थान तक के फेरे को जावक फेरा कहते हैं और मुख्यालय अथवा आवक स्थान की ओर लगाये जाने वाले फेरे को आवक फेरा कहा जाता है ।

स्टेशन और छंटाई वस्तुएं : -

स्टेशन - वस्तुएं वे वस्तुएं होती हैं जिनका वितरण उस डाकघर से किया जाना हो जहां वे भेजी जाती हैं , लेकिन पत्र - डाक की अदत्त शुल्क अथवा अपर्याप्त रूप से दत्त शुल्क वस्तुओं को , जो उप - डाकघरों अथवा शाखा डाकघरों से वितरित की जानी हों , जब प्रधान डाकघर अथवा उप डाकघर में भेजा जाता है , तब उन्हें प्रधान डाकघर या उप - डाकघर की , जैसी भी स्थिति हो , स्टेशन वस्तुओं के रूप में िया जाता है ।
छंटाई वस्तुएं वे वस्तुएं हैं जिनकी छंटाई उस डाकघर , अथवा डाक कार्यालय द्वारा की जानी होती हैं , जहां वे भेजी जाती हैं और जहां से उन्हें उनके अन्तिम गन्तव्य स्थानों के कार्यालयों में अथवा अन्य छंटाई कार्यालयों में भेज दिया जाता है ।

लेबल लगे बंडल : -

पत्र डाक की गैर - रजिस्ट्री वस्तुओं के उस समूह को , जिसमें पते वाला भाग ऊपर रखा हो और जिसे जांच पर्ची लगा कर अच्छी तरह बांधा गया हो , लेबल लगा बंडल कहते हैं । छंटाई में इसे एक ही वस्तु समझा जाता है और इसे उस कार्यालय अथवा अनुभाग द्वारा खोला जाता है जिसका पता इस पर लिखा होता है ।
लेबल लगे बंडलों की दो श्रेणियां हैं - स्टेशन बंडल और छंटाई - बंडल :

स्टेशन बंडल में गैर - रजिस्ट्री स्टेशन वस्तुएं होती हैं और वह या तो दत्तशुल्क बंडल हो सकता है , जिसमें केवल दत्तशुल्क - वस्तुएं होती हैं , या अदत्तशुल्क बंडल हो सकता है , जिसमें केवल अदत्तशुल्क बंडल हो सकता है , जिसमें केवल अदत्तशुल्क वस्तुएं होती हैं । स्टेशन - बंडल आमतौर पर तब बनाए जाते हैं जब किसी कार्यालय के लिए दत्तशुल्क या अदत्तशुल्क वस्तुओं की संख्या चौदह से अधिक हो ।
छंटाई - बंडल में गैर - रजिस्ट्री दत्तशुल्क और अदत्तशुल्क दोनों प्रकार की वे वस्तुएं होती हैं जो स्टेशन बंडलों में शामिल नहीं की जाती । छंटाई बंडल दो प्रकार के हो सकते हैं - तुरत - बंडल और आस्थगित बंडल । तुरत बंडल में वे वस्तुएं होती हैं जिनकी छंटाई डाक कार्यालय या डाकघर में प्राप्त होते ही तुरन्त की जानी होती है । आस्थगित बंडल में वे वस्तुएं होती है जिन्हें बाद में भी निपटाया जा सकता है ।

जब किसी राज्य , देश के किसी सुनिर्धारित भाग , या किसी अन्य देश के लिए छंटाई बंडल तैयार किया जाता है तो उसे क्षेत्रीय बंडल कहा जाता है । क्षेत्रीय बंडल तब तैयार किये जाते हैं जब वस्तुओं की संख्या 25 अथवा उससे अधिक हो ।
लेबल लगे बंडल अपेक्षित नहीं होते ।

जांच - पर्ची : - प्रत्येक लेबल लगे बंडल के ऊपर बांधे जाने वाले लेबल को जांच - पर्ची कहते हैं ।

इसे विभिन्न रंगों के कागज पर छापा जाता है , सामान्य दत्तशुल्क और अदत्तशुल्क बंडलों के लिए गुलाबी रंग के लेबल ,
सामान्य छंटाई बंडलों के लिए सफेद रंग के लेबल
विदेशी " हवाई डाक शुल्क " के बंडलों के लिए " हवाई - डाक " शब्दों वाले नीले रंग के लेबल प्रयुक्त किये जाते हैं ।
तुरंद और आस्थगित दोनों प्रकार के बंडलों के लिए सफेद जांच पची इस्तेमाल की जाती है । जब इसे तुरत बंडल के लिए इस्तेमाल किया जाता है तब इसके ऊपर नीली पेंसिल से दो तिरछी रेखाएं खींच दी जाती हैं ।
स्थानीय वस्तुओं के लिए हरे रंग राजधानी की वस्तुओं के लिए पीले रंग तथा मेट्रो बंडलों के लिए नीले रंग की पर्च ियां इस्तेमाल की जाती हैं । प्रत्येक जांच पर्ची पर उस कार्यालय के नाम और तारीख की मोहर होती है जो बंडल को तैयार करता है , उस कार्यालय का नाम होता है , जहां इसे भेजा जाता है और उस अधिकारी के पूरे हस्ताक्षर होते हैं जो इसे बनाता है ।

मनीआर्डर जांच - पर्ची : -

गन्तव्य स्थानों को भेजने के लिए मनीआर्डर के बंडल तैयार करने के लिए सफेद अथवा बादामी रंग के कागज पर लाल स्याही से छपी जांच - पर्ची ( एम . ओ . - 70 ) इस्तेमाल करने के लिए निर्धारित है । इस जांच - पर्ची पर बंडल में शामिल मनीआर्डरों की संख्या लिखी जानी चाहिए ।

डाक - थैले : -

डाक थैले में पत्र - डाक की गैर - रजिस्ट्री और रजिस्ट्री वस्तुएं अर्थात पत्र , पोस्टकार्ड और पुस्तक और पैटर्न पैकेट तथा गैर - रजिस्ट्री पार्सल होते हैं - रजिस्ट्री वस्तुएं रजिस्ट्री थैले में बन्द होती हैं । लेकिन जहां रजिस्ट्री पैकेट - थैला निर्धारित किया गया हो वहां भारी रजिस्ट्री पैकेटों को रजिस्ट्री पैकेट थैले में भेजा जाता है , डाक थैले में नहीं । जब पार्सल थैला निर्धारित न किया गया हो तो डाक थैले में पार्सल डाक की वस्तुएं भी भेजी जा सकती हैं ।
रोकड़ कार्यालय और उस उप डाकघर , जिसको नकद रुपया उस रोकड़ कार्यालय ( कैश आफिस ) द्वारा दिया जाता है के बीच अदले - बदले जाने वाले डाक - थैलों में रजिस्ट्री थैले के भीतर नकदी थैला ( कैश बैग ) भी होगा । इन डाक थैलों को उस रोकड़ कार्यालय उप डाकघर और उन कार्यालयों की , अपेक्षित डाक सूचियों में जहाँ से होकर वे गुजरते हैं , एक विभेद सूचक चिह्न ' एफ ' द्वारा सूचित किया जाता है ।

हवाई डाक थैले : -

जिस डाक थैले में समस्त हवाई डाक योजना ( आल अप स्कीम ) के अधीन हवाई सेवा द्वारा ले जायी जाने वाली गैर - रजिस्ट्री और रजिस्ट्री वस्तुएं हों , उसे हवाई डाक थैला कहा जाता है ।
हवाई डाक थैला बन्द करने के लिए सामान्यत : नीला दो सूती थैला इस्तेमाल किया जाना चाहिए ।
यदि किसी हवाई डाक थैले के अन्दर हवाई पार्सल डालकर भेजा जाता है तो थैले के लेबल के ऊपर ' सी . ए . पी . ' लिख दिया जाना चाहिए ताकि यह पता लग सके कि इसके अन्दर हवाई पार्सल है ।
रजिस्ट्री वस्तुएं थैले में तब तक न रखी जाएं जब तक कि भेजी जाने वाली वस्तुओं की संख्या 25 से अधिक न हो या वे भारी न हो या बीमा वस्तुएं न हों ।
जब कोई थैला भारी या असामान्य आकार की 25 संख्या तक की रजिस्ट्री वस्तुओं को बन्द करने के काम में लाया जाय , तो रजिस्ट्री सूची में इस के बारे में एक टिप्पणी अवश्य लिखी जानी चाहिए ।
हवाई डाक थैले या हवाई पारवहन थैले का वजन 30 किलोग्राम से अधिक नहीं होना चाहिए ।

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